KVKK AYDINLATMA METNİ

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve KKTC 89/2007 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Yasası uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Kıbrıs Türk Fizyoterapistler Derneği (KTFD) tarafından, 5. Ulusal 1. Uluslararası KTFD Kongresi (“Kongre”) kapsamında ktfdkongre2026.org internet sitesi üzerinden işlenen kişisel verileriniz hakkında sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. İşlenen kişisel veriler

Kimlik: ad, soyad, unvan.
İletişim: e-posta adresi, telefon numarası, kurum ve adres bilgisi.
Mesleki bilgi: kurum, meslek, öğrencilik/üyelik durumu ve bunu gösteren belgeler.
Bilimsel içerik: bildiri özeti, tam metin, yazar ve kurum bilgileri, hakem değerlendirmeleri.
Finansal bilgi: kayıt ücreti, ödeme dekontu ve fatura bilgileri.
Müşteri işlem: kayıt, workshop ve konaklama tercihleri, iletişim formu mesajları.
İşlem güvenliği: hesap bilgileri, giriş kayıtları, IP adresi ve zorunlu çerezler.

2. İşleme amaçları

Kongre kaydının alınması, katılım ücretinin tahsili ve muhasebe kayıtlarının tutulması,
Bildiri gönderimi, hakem değerlendirmesi, bilimsel programın ve bildiri kitabının hazırlanıp yayımlanması,
Workshop ve konaklama organizasyonu,
Katılım belgesi ve sertifikaların düzenlenmesi,
Kongreyle ilgili duyuru ve bilgilendirmelerin yapılması, sorularınızın yanıtlanması,
Kullanıcı hesabının oluşturulması, site güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın önlenmesi,
Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumların taleplerinin karşılanması.

3. Hukuki sebepler ve toplama yöntemi

Kişisel verileriniz, internet sitesindeki formlar, e-posta ve kongre süreçleri aracılığıyla elektronik ortamda toplanır. Verileriniz KVKK md. 5/2 kapsamında; kayıt ve bildiri süreçleri için bir sözleşmenin kurulması veya ifası (c), mali ve yasal yükümlülükler için hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (ç), bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (e) ve site güvenliği ile kongre organizasyonu için temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (f) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Bu sebeplerin dışında kalan işlemler (örneğin tanıtım amaçlı fotoğraf kullanımı) için ayrıca açık rızanız istenir.

4. Aktarım

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak; bildiri değerlendirmesi için bilimsel kurul ve hakemlere, konaklama için ilgili otele, ödeme işlemleri için bankalara, e-posta gönderimi ve barındırma hizmeti aldığımız hizmet sağlayıcılara, yasal zorunluluk hâlinde yetkili kamu kurumlarına aktarılabilir. Kabul edilen bildirilerde yazar adları ve kurumları bilimsel programda ve bildiri kitabında yayımlanır.

Site ve veritabanı, Almanya'da bulunan bir veri merkezinde barındırılmaktadır. Bu nedenle verileriniz yurt dışına aktarılmaktadır; bu aktarım KVKK md. 9'da öngörülen uygun güvencelere dayanılarak gerçekleştirilir.

5. Saklama süresi

Verileriniz işleme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri boyunca saklanır; sürenin sonunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Yayımlanan bildiri bilgileri bilimsel kayıt niteliğinde olduğundan süresiz olarak yayında kalabilir.

6. Haklarınız

KVKK md. 11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarılan kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı kimliğinizi teyit eden bilgilerle birlikte, sitedeki İletişim sayfasında yer alan adres ve e-posta üzerinden Derneğimize iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.